Liebe Frau Schwertfeger, liebe Frau von Below,

derzeit sind über ein Viertel aller beschäftigten Mitarbeiter/innen als
freiwillige Leistung des DSW mit Aufgaben in dem Projekt beschäftigt,
davon ein halbes Duzend alleine mit der Beantwortung von e-mails sowie
telefonischer Anfragen von Studierenden, auch wenn das nicht ihre
Aufgabe ist. Dies gilt entgegen Ihrer Auffassung und Ihrer Hinweise auch
nicht für die halbe Stelle, die im Zuwendungsantrag eingereichte
Aufgabenbeschreibung sieht vor, dass Schwerpunkt der Tätigkeit die
interne Projektkoordination und Abstimmung mit den STW ist. Eine
einzelne Halbtagskraft als "Telefonhotline" einzusetzen wäre ohnehin
absurd. Ich kann nur noch einmal daran erinnern, dass BMBF und DSW im
gemeinsamen Boot sitzen, zumal das DSW hier freiwillig und nahezu
unentgeltlich eine dem BMBF von den Koalitionären übertragene Aufgabe
umsetzt.

Hinsichtlich der technischen Fritionen (Browser, reCaptcha, Adresse)
bereiten wir gezielte Hinweise vor, es scheint so, dass die digitalen
Fähigkeiten der Zielgruppe doch nicht so ausgeprägt sind wie angenommen.
Zugleich hat NetQues verschiedene Verbesserungen vorgenommen:
* Hinweis Hotline bei technischen Fragen nicht zu kontaktieren
* Zeiten für reCaptcha und Token auf 2 Stunden verlängert
* Vereinfachung beim Wieder-Einloggen bzw. Verwendung der
e-mail-Adresse, gesichert durch Token-Versand an die mail-Adresse

Auch die Fähigkeit der Studierenden den Namen der eigenen Hochschule
korrekt einzugeben, scheinen wir überschätzt zu haben.... Wir werden
hierzu im Antragsinfo noch einige Hinweise aufnehmen.

Was wir nicht beheben können, sind uns von Studierenden mitgeteilte
Sicherungsmechanismen der Hochschul-IT, die eine Zusendung des Token an
die Hochschul-mail-Adresse blockieren. Wir empfehlen hier bei
wiederholtem Nicht-Empfang eine andere e-mail-Adresse zu verwenden, was
die erfolgreiche Bearbeitung von Anträgen erlaubt, wie uns Studierende
bestätigt haben.

Ein Großteil der lt. Statistik 70% 'hängenden' Anträge ist bereits im
fortgeschrittenen Stadium, entweder wurden erforderliche Unterlagen
nicht hochgeladen oder die eingebauten Filter (Ausschlusskriterien)
führen zum Stopp; dies ist dann ja auch richtig und muss so kommuniziert
(auch gegenüber Ihrer Leitung) werden.

Ihre Fragen beantworte ich gleich unten. Alles weitere dann heute
Nachmittag.

Mit freundlichen Grüßen
               
          

Deutsches Studentenwerk
Monbijouplatz 11
10178 Berlin

On 17.06.20 16:27, Below von, Susanne /415 wrote:
> * Sie wollten uns eine aktualisierte/endgültige Version der Ausfüllhilfe
> zukommen lassen.

Sie werden sie im Laufe des Tages erhalten, ich muss jedoch schon jetzt
darauf hinweisen, dass die STW klare Arbeitshinweise erwarten, die sich
aus der Ausfüllhilfe bisher nur rudimentär herauslesen lassen.

> * Die STW vor Ort warten auch darauf, um sich vorzubereiten bzw.
> Studierende optimal beraten zu können.

Siehe Antwort zum ersten Punkt

> * Wie wird die Entscheidung der STW über die Gewährung der
> Überbrückungshilfe mitgeteilt? Hier hatten Sie Frau Schwertfeger am
> Montag etwas mitgeteilt, aber wir sind über die Details und genauen
> Modalitäten im Unklaren. Hier sind für uns auch Dokumentations- und
> Einsichtsaspekte relevant, die wir für eine evtl. erforderliche Prüfung
> benötigen.

Hier ist unser Vorschlag, den Studierenden wie beim online-Banking zu
senden, dass sie in ihren Antrag sehen sollen. Dort können sie sic
einloggen und den Stand anhand des vereinbarten Rasters erkennen
(Förderung, Höhe, Ablehnung, Gründe)

> * Unseren Informationen nach arbeitet seit Montag eine Person bei Ihnen
> für die Ü-hilfe. Es wäre sehr gut, wenn er/sie bei der Beantwortung von
> Fragen tatkräftig unterstützen könnte, insbesondere bei Problemen mit
> dem Tool.

Siehe Hinweise oben

> * Hierfür brauchen wir auch eine Nummer, die Studierende anrufen können
> und die entsprechend kommuniziert werden kann.

Siehe Hinweise oben

> * Den Hinweis direkt in der Maske "rufen Sie die Hotline" an, habe ich
> von          abschalten lassen, die Hotline, die hierfür ja nicht
> eingerichtet wurde, war von entsprechenden Anrufen völlig überlastet.

Siehe oben

> * Neben dem Zugang zum Dashboard (das sehr gut ist!), benötigen wir
> regelmäßige Informationen über den Sachstand, also auch über Fragen, die
> bei Ihnen auflaufen und wie Sie die beantworten.

Siehe oben